Handige tips voor de inrichting van een vergaderruimte

Laten we eens kijken hoe we een vergaderruimte kunnen inrichten die tegelijkertijd sfeervol en functioneel is.

^{Vergaderruimte als visitekaartje}

Misschien heeft dit niet de eerste prioriteit van jou als ondernemer, maar in werkelijkheid gaat het om het creëren van een zeer belangrijke ruimte, met een goed ingerichte vergaderruimte laat je zowel jouw klanten als werknemers zien wat het imago en de identiteit van jouw bedrijf is.

De capaciteit van een vergaderruimte

Wanneer wordt nagedacht over de inrichting van een vergaderzaal voor het houden van videoconferenties of eenvoudige vergaderingen, moet altijd rekening worden gehouden met de capaciteit van de vergaderruimte. Wanneer het belangrijk is dat er een groot aantal mensen kan worden ontvangen, is het van belang dat zij zich comfortabel voelen en actief aan de vergaderingen kunnen deelnemen. Vermijd dus zoveel mogelijk te smalle ruimtes of ruimtes met dode hoeken. De stelregel is, om als afmeting minimaal 1,5 vierkante meter per persoon aan te houden.

Welke verlichting in de vergaderzaal?

In een vergaderzaal hang je niet zomaar om het even een lamp aan het plafond. Het is erg belangrijk om rekening te houden met de lichtinval. Een te lage lichtsterkte zorgt namelijk voor slaperigheid, een te felle verlichting zorgt ervoor dat jouw vergaderruimte al snel klinisch en ongezellig aanvoelt. Kies voor verlichting die de juiste sfeer oproept én die niet reflecteert op beeldschermen. Daarom is een lichtplan voorafgaand aan de inrichting zo belangrijk en is zeker geen overbodige luxe. Er zijn verschillende factoren waarmee je rekening dient te houden. Denk bijvoorbeeld aan de lichtsterkte, de plek van armaturen, de wisselende functies van de verlichting, enzovoort.

De keuze van de vergadertafel: het belangrijkste element

In een vergaderruimte is de tafel ongetwijfeld het middelpunt, aan de tafel wordt vergaderd en worden belangrijke beslissingen genomen. De keuze van de tafel hangt af van de beschikbare ruimte en het aantal personen dat normaal gesproken aan de tafel zal plaatsnemen. Of je nu kiest voor een ronde, vierkante, ovale of rechthoekige tafel, de grootte van de ruimte en het aantal personen is altijd het uitgangspunt. Wat wel belangrijk is dat de deelnemers voldoende ruimte hebben en dat er geen moeilijkheden ontstaan in het vrij bewegen om de tafel heen. Niet onbelangrijk om te vermelden is, om de vergadertafel te voorzien van voldoende elektra- en netwerkaansluitpunten.

Hoe kies je de juiste stoel in een vergaderruimte?

Een ander zeer belangrijk element zijn de keuze van de stoelen of fauteuils in de vergaderzaal. De keuze van meubilair zoals stoelen is enorm wat betreft stijlen, type, stoffering, enzovoort. Vergeet echter niet dat de stoelen of fauteuils die je voor jouw vergaderzaal kiest, comfortabel moeten zijn en voorzien van een ergonomische zitting. Een prettig zitcomfort is een must zeker tijdens langdurige vergaderingen of videoconferenties. Denk hierbij dus aan goede ondersteuning van de rug. Door te kiezen voor stoelen of fauteuils met eenarmleuning is het mogelijk om gedurende langere tijd een comfortabele zithouding aan te nemen.

Maar hoe creëer je nu een sfeervolle vergaderzaal?

Laten we nu eens kijken hoe je een vergaderruimte sfeervol krijgt. De meest laagdrempelige methode is om te kiezen voor een kleur in plaats van wit. Het kiezen van de juiste kleur kan vergaderingen en meetings juist positief beïnvloeden. Maak de muren levendig door bijvoorbeeld posters, borden, graffiti of zelfs door het logo van jouw bedrijf te gebruiken. Door decoraties aan te brengen creëer je een huiselijke sfeer en dit leidt tot meer verbeelding tijdens bijvoorbeeld brainstormsessies. Denk ook eens aan de vloer. Momenteel is het een trend dat bedrijven beschikken over ongewone vergaderruimtes en om dit te volgen moet ook de vloer een onconventionele nieuwe look krijgen. De keuzes in mogelijkheden zijn ook weer eindeloos, denk bijvoorbeeld aan opvallende kleuren, patronen, prints, enzovoort. Een opvallende vloer kan een vergaderzaal een zeer bijzondere look geven. Tot slot is het gebruik van planten altijd een goede maar ook veilige keuze. Groene planten voegen behalve kleur ook karakter toe aan jouw vergaderruimte. Bovendien bevordert de kleur groen de creativiteit en mensen voelen zich prettiger en dat levert weer betere resultaten op. De vergaderruimte wordt ook gezonder omdat planten zorgen ook voor meer zuurstof, ze werken luchtzuiverend, hebben akoestische voordelen en de luchtvochtigheid verbeterd.  

Geef eens een naam aan jouw vergaderruimte

Een einde maken aan onpersoonlijke en alledaagse vergaderruimtes is een trend die je dus steeds vaker terugziet. Een manier om dit te doen is om de vergaderzaal een leuke naam te geven die aansluit bij jouw bedrijf, een bepaald thema of de inrichting. Deze kleine en eenvoudige truc geeft jouw vergaderruimte meteen een unieke uitstraling. Uw werknemers zullen graag werken in de Rainbow Room, Red Room, Boston Room... de mogelijkheden zijn eindeloos!

Wij helpen jou bij het kiezen van de juiste inrichting voor jouw vergaderruimte. Lees hier meer over onze werkwijze of neem vrijblijvend contact met ons op.

‍